Các tổ chức, doanh nghiệp thường có ý kiến trái chiều về việc nên duy trì các cuộc họp trong công việc hay không cần những cuộc họp nữa. Thực tế, vấn đề không phải nằm ở các cuộc họp, mà việc tổ chức quá nhiều cuộc họp hoặc những cuộc họp chất lượng kém được xác định là vấn đề lớn của doanh nghiệp.

Một nghiên cứu của Slack cho thấy hiệu suất lao động giảm đi khi người lao động dành hơn hai giờ mỗi ngày cho các cuộc họp. Cuộc khảo sát cũng phát hiện ra rằng các nhân viên trẻ tuổi hoặc người mới làm việc ít hơn một năm cho rằng họ dành quá ít thời gian cho các cuộc họp. Rõ ràng, không có một phương pháp nào có thể phù hợp với tất cả đối tượng.

Tác giả Gustavo Razzetti của cuốn sách Remote Not Distant giải thích trong cuốn sách của mình “Sự phối hợp trong công việc theo thời gian thực tế sẽ hiệu quả hơn trong việc đưa ra các quyết định quan trọng, thúc đẩy sự liên kết và giải quyết các chủ đề cấp bách”.

Chìa khóa để khắc phục văn hóa họp của doanh nghiệp nằm ở sự thận trọng và nhất quán. Điều này đòi hỏi chúng ta phải loại bỏ những cuộc họp không cần thiết để tập trung vào những cuộc họp cần thiết và giá trị. Bài viết dưới đây, Gustavo Razzetti sẽ giải thích việc ứng dụng phương pháp REDO nhằm cải thiện văn hóa họp.

Có nhất thiết tổ chức một “ngày tận thế của những cuộc họp”?

Ý tưởng về "ngày tận thế của những cuộc họp" bùng nổ vào năm ngoái khi Shopify hủy bỏ tất cả các cuộc họp định kỳ có sự tham gia của ba người trở lên, đột nhiên, 12.000 cuộc họp đã lên lịch bị xóa bỏ và những cuộc họp định kỳ trong 1 năm đó có tổng thời gian là 36 năm. Tất nhiên đây chỉ là một cách tiếp cận dạng thử nghiệm của Shopify nhưng lại tạo ra cơ hội để các doanh nghiệp nhìn nhận và sắp xếp các cuộc họp, nếu thực sự cần thiết.

Tuy nhiên, việc loại bỏ tất cả các cuộc họp không phải lúc nào cũng đúng đắn. Các cuộc họp sẽ xuất hiện lại nhanh chóng nếu nguyên nhân gốc rễ của việc có quá nhiều cuộc họp không được giải quyết. Dropbox đã tiến hành một thử nghiệm tương tự vào năm 2013. Nhưng chỉ vài năm sau khi tiến hành việc lọc bớt thì các cuộc họp dưới nhiều hình thức mặc định vẫn trở lại.

Nếu không thay đổi văn hóa hội họp, các cuộc họp không cần thiết sẽ tiếp tục xuất hiện trong khi chúng ta không xác định được những cuộc họp thực sự quan trọng. Chúng ta phải giải quyết những vấn đề gây ra những cuộc họp kém chất lượng bằng cách loại bỏ những cuộc họp không cần thiết để chuyển năng lượng và thời gian sang những cuộc họp thực sự quan trọng.

Nguồn: Internet

Cải cách văn hóa họp: tiếp cận từng bước

Thời gian dành cho họp hành là thời gian ta không thể làm những công việc quan trọng khác. Nghiên cứu đã cho thấy các tổ chức lớn phải chi khoảng 100 triệu USD mỗi năm vào những cuộc họp không cần thiết. Đối với các nhà lãnh đạo, có thể họ biết rằng một nửa số chi phí đó không mang lại hiệu quả tuy nhiên để xác định cuộc họp cụ thể nào đó là 1 vấn đề khó khăn. Theo đó, họ muốn hủy bỏ tất cả các cuộc họp hoặc áp dụng các biện pháp khắc phục bắt buộc (như "không chấp nhận các cuộc họp mà không có chương trình nghị sự") tuy nhiên nguyên nhân gốc rễ vẫn chưa được giải quyết.

Ngoài ra việc dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp sẽ khiến nhân viên phàn nàn gấp đôi về việc không có thời gian làm việc chuyên môn. Các cuộc họp có giá trị là những cuộc họp có thể đưa ra giải pháp cuối cùng chứ không phải là cuộc họp định kỳ để kết nối công việc.

Phương pháp REDO là từ viết tắt về việc xử lý các cuộc họp một cách có chủ ý hơn, trong đó bao gồm:

'R' – Reduce - là viết tắt của Giảm,

'E' – Eliminate - là Loại bỏ,

'D' - Do Nothing - là Không làm gì

'O' – Optimize - là Tối ưu hóa.

Bước đầu tiên ta cần phân tích là chi phí tài chính của tần suất họp hiện tại bằng Bảng phân tích cuộc họp để xem xét thời lượng, tần suất và mức lương của những người tham gia song song với việc xem xét điểm số để đánh giá tác động. Từ đó ta có thể loại bỏ hoặc cải thiện các cuộc họp có chỉ số hiệu quả kém nhất cũng như với những cuộc họp tốn kém nhất.

1. Giảm các cuộc họp cần thiết

Thời gian tiết kiệm được là thời gian ta có thể đầu tư vào việc khác. Do đó, để tránh lãng phí thời gian ta cần đề xuất rút gọn các cuộc họp ngắn hơn, quy mô nhỏ hơn. Điều này giúp người họp tập trung hơn, tăng mức độ tương tác và năng suất làm việc.

"Giảm" không có nghĩa là hủy bỏ mà là rút ngắn đáng kể thời lượng và tần suất, số lượng người tham gia các cuộc họp; đặc biệt là “càng ít càng tốt” trong các cuộc họp cũng như phải đưa ra quyết định và hành động giải pháp nhanh chóng.

Gợi ý một số biện pháp “Giảm” các cuộc họp như sau:

• Xem xét lại mục tiêu chính, cuối cùng của cuộc họp để rút gọn nội dung và thời gian.
• Phân công công việc trước để tối đa hóa hợp tác, tinh giảm thời gian thực hiện.
• Thử nghiệm thời gian họp khác nhau để tìm ra thời gian phù hợp nhất với nhóm của mình.
• Rút ngắn thời lượng của các cuộc họp thành 15, 25 hoặc 45 phút thay vì tiêu chuẩn tròn số 30 hoặc 60 phút. Hầu hết các cuộc họp chỉ nên kéo dài 15 phút, sự ràng buộc làm tăng sự tập trung và tốc độ giải quyết vấn đề hoàn thành trong thời gian ngắn này. Do đó, chúng ta nên xem xét những cuộc thảo luận nào cần thực hiện trong 15 phút và những vấn đề nào cần thảo luận chi tiết trong thời gian dài hơn khoảng 25 hoặc 45 phút.
• Hạn chế số lượng người tham dự.
• Cân nhắc thành phần tham dự họp, mời người đại diện thay vì mời tất cả những người liên quan.
• Hãy giữ liên lạc và gọi cho các chuyên gia để trao đổi các câu hỏi cụ thể khi cần để tham khảo ý kiến trực tiếp.
• Tạo khoảng trống thời gian giữa các cuộc họp, sử dụng thời gian này để tóm tắt lại các cuộc họp trước và chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo hoặc nghỉ giải lao.
• Luôn cần 1 khoảng thời gian dự phòng tránh trường hợp cuộc họp bị kéo dài gây ảnh hưởng tới cuộc họp tiếp theo.
• Đặt ra giới hạn: Không họp quá hai giờ mỗi ngày.

Một số lưu ý

• Tránh các cuộc họp ngắn quá mức khiến chúng ta phải vội vã hoặc chưa giải quyết được vấn đề.
• Đừng cố gắng thực hiện giải quyết quá nhiều việc trong thời gian quá ngắn. Hãy tập trung giải quyết 2-3 vấn đề chứ không phải 20 vấn đề trong một cuộc họp 15 phút.
• Đảm bảo rằng việc rút ngắn thời lượng cuộc họp không ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp trong việc ra quyết định hoặc hợp tác kinh doanh.

2. Loại bỏ các cuộc họp không cần thiết

Nhằm tạo thêm thời gian để đảm nhận nhiều dự án hơn, cần loại bỏ các cuộc họp không hiệu quả để chuyển năng lượng và thời gian cho các công việc quan trọng bằng các cách sau:

• Loại bỏ các cuộc họp ít hoặc không cần thiết liên quan tới công việc và thời gian của nhóm.
• Hạn chế các cuộc họp mà nội dung có thể trao đổi/thảo luận qua email.
• Không tổ chức các cuộc họp khi các thành viên trong nhóm không cần thảo luận vấn đề hoặc không cần tham khảo ý kiến từ người khác.
• Loại bỏ hầu hết các cuộc họp mang tính định kỳ mà chỉ họp khi cần thiết.
• Thu thập ý kiến phản hồi từ người tham dự để theo dõi giá trị của các cuộc họp còn lại.

Tuy nhiên, chúng ta cần lưu ý một số điểm sau:

• Việc xóa bỏ các cuộc họp không cần thiết không gây ảnh hưởng đến công việc của tập thể.
• Khi một cuộc họp bị hủy bỏ, cần lưu ý các nội dung công việc sẽ được phân bổ lại như thế nào, thời hạn hoàn thành, mục tiêu cần đạt sẽ được trao đổi như thế nào giữa các thành viên trong nhóm?
• Hãy chú ý đến tác động tiềm ẩn đối với việc giao tiếp và kết nối các thành viên sau khi loại bỏ các cuộc họp.

3. Tối ưu hóa các cuộc họp có giá trị

"Tối ưu hóa" các cuộc họp là thực hiện tái cấu trúc để tối đa hóa hiệu suất và thành phần tham gia. Chúng ta có thể điều chỉnh cấu trúc, phương pháp họp để đảm bảo kết quả của cuộc họp được tốt hơn bằng cách sau:

• Thiết kế cuộc họp với mục tiêu rõ ràng: Tại sao cuộc họp này quan trọng, và kết quả mong muốn đạt được là gì? Nói cách khác, nếu không có cuộc họp này công việc có thực hiện được không, có mang lại kết quả gì không?
• Xác định rõ vai trò: Người dẫn dắt, người chủ trì, thư ký, và khách mời … luân phiên đảm nhận mỗi phần việc trong cuộc họp.
• Sử dụng các kỹ thuật dẫn dắt, khuyến khích người tham gia họp, tạo sự công bằng và thúc đẩy các cuộc trao đổi một cách thẳng thắn.
• Thử nghiệm các hình thức họp đa dạng, kết hợp các hoạt động của cá nhân, nhóm nhỏ và toàn bộ nhóm.
• Xác định tư duy mong muốn: một số cuộc họp yêu cầu tư duy đồng nhất, một số khác lại cần sự sáng tạo bùng nổ.
• Yêu cầu đúng giờ. Nếu cuộc họp bắt đầu muộn 10 phút, chủ yếu là vì có người tham dự đến muộn, thì hiệu quả của cuộc họp cũng có thể bị giảm 33%.

Ngoài ra chúng ta cũng nên lưu ý:

• Tránh việc thay đổi chỉ vì sự mới lạ, tối ưu hóa không có nghĩa là làm thay  đổi toàn bộ cơ cấu của cuộc họp.
• Hãy cẩn thận khi áp dụng quá nhiều thay đổi cùng một lúc, dẫn đến sự lẫn lộn hoặc làm cho sự cải thiện trở nên khó khăn hơn.

4. Không thay đổi một số cuộc họp

Đừng thay đổi chỉ vì xu hướng. Bên cạnh những cuộc họp hiệu quả, hãy tập trung cải thiện những cuộc họp không hiệu quả hoặc có giá trị thấp. Đối với một cuộc họp luôn đạt được kết quả mong đợi, cung cấp đầy đủ giá trị cho người tham dự và được nhìn nhận tích cực, điều tốt nhất chúng ta có thể làm là “không làm gì cả”. Do đó, cần:

• Đánh giá định kỳ các cuộc họp thành công để đảm bảo chúng hiệu quả.
• Ưu tiên hành động, tập trung vào các chiến thắng nhanh chóng hoặc cơ hội có tác động lớn.
• Luôn cởi mở đón nhận phản hồi từ người tham gia để nắm bắt được ý kiến về sự thay đổi ảnh hưởng đến cuộc họp.

Lựa chọn và ứng dụng các giải pháp một cách phù hợp có thể biến các cuộc họp kém hiệu quả trở thành những cuộc họp có năng suất cao và phương pháp REDO nêu trên là một trong số những phương pháp đánh giá và cải thiện cuộc họp lý tưởng.

Tối ưu hóa văn hóa họp sẽ tạo nên sự chuyển biến lớn về tổ chức các cuộc hội họp và giảm thiểu số lượng các cuộc hội họp không cần thiết, nâng cao giá trị, tăng năng suất và giảm sự lãng phí cho công ty.

Lược dịch: Dương Phương

Tham khảo:

https://gustavorazzetti.substack.com/p/meeting-culture-redo-your-way-to