Nguồn: Internet

Theo báo cáo “Tác hại của giao tiếp kém” do David Grossman thực hiện khảo sát trên 400 công ty với 100.000 nhân viên tại Mỹ, giao tiếp kém hiệu quả tại công sở gây ra thiệt hại trung bình cho mỗi công ty là 62,4 triệu đô la mỗi năm. Ngoài ra, nghiên cứu “Những rào cản giao tiếp tại công sở thời hiện đại” do tờ The Economist thực hiện năm 2018 với hơn 400 nhân sự tại các công ty ở Mỹ cũng chỉ ra 44% số người trả lời khảo sát cho biết các rào cản giao tiếp đang dẫn đến sự chậm trễ hoặc không hoàn thành các dự án. Ngoài ra, 31% cho biết giao tiếp kém dẫn đến tinh thần làm việc đi xuống, 25% không đạt mục tiêu hiệu suất và 18% giảm doanh số bán hàng.

Có thể dễ dàng nhận thấy việc truyền thông không hiệu quả gây ra rất nhiều hệ lụy cho tổ chức và nhân sự đang làm việc cho tổ chức. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu các nguyên nhân dẫn đến tình trạng này và cách để khắc phục chúng trong các tổ chức hiện nay.

1. Tính đồng đội kém

Phối hợp ăn ý chính là chìa khóa thành công của bất cứ đội nhóm nào. “Phản ứng hóa học” trong nhóm kém thường dẫn đến xung đột và thông tin sai lệch. Điều này không chỉ xấu ở cấp độ cá nhân (nhân viên không hài lòng) mà nó còn có thể ảnh hưởng tới công việc chung và ảnh hưởng tới tổ chức.

Cách giải quyết vấn đề này chính là thiết lập động lực của nhóm và củng cố thông qua việc thường xuyên tương tác với nhiều hình thức khác nhau: các cuộc họp hàng tuần, báo cáo công việc cá nhân và các hoạt động gắn kết đội nhóm. Điều này góp phần giúp các thành viên nhóm càng hiểu rõ về nhau và từ đó phát huy khả năng giao tiếp hiệu quả.

2. Đưa ra các giả định

Trong quá trình làm việc chung, tình trạng dễ dàng chấp nhận thông tin một cách hời hợt, không chịu làm rõ hoặc xác nhận tính chính xác, thiếu kiểm chứng xảy ra khá thường xuyên. Từ việc thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác, các thành viên nhóm dễ dàng rơi vào tình trạng phỏng đoán, giả định về yêu cầu công việc. Điều này dễ dẫn đến kết quả kém và sai lệch so với yêu cầu công việc.

Để khắc phục tình trạng này, khi nhận công việc hoặc thông tin từ cấp trên hay đồng nghiệp, hãy dành thêm thời gian để đặt câu hỏi làm rõ các khúc mắc hoặc nghi vấn cho đến khi bạn chắc chắn rằng mình đã hiểu. Đồng thời, diễn đạt và xác nhận lại ý của đối phương theo cách hiểu của mình.

3. Thiếu lắng nghe chủ động

Bạn có cố tỏ ra đang lắng nghe và cố tìm cách xen vào để bày tỏ ý kiến của mình? Nếu có, thì đó không phải là lắng nghe tích cực. Lắng nghe chủ động là khả năng tập trung hoàn toàn khi lắng nghe người khác nói, hiểu được thông điệp, ý nghĩa mà họ muốn truyền tải. Khi lắng nghe chủ động bạn còn thể hiện những dấu hiệu để thể hiện sự lắng nghe của mình, đồng thời có những đóng góp hoặc nhận định hoặc tóm tắt lại thông điệp của người nói, khuyến khích họ bày tỏ quan điểm, cùng nhau suy nghĩ về giải pháp. Đây là một kỹ thuật khó cần thời gian để rèn luyện.

Vì vậy, khi trò chuyện hoặc giao tiếp, hãy cố gắng tránh xa các thiết bị có thể gây xao nhãng ví dụ chuông điện thoại hay laptop (Trừ khi đang họp trực tuyến). Cố gắng giao tiếp ánh mắt với người nói, ghi chú lại những điểm quan trọng hoặc thú vị, cần lưu ý. Lặp lại hoặc xác nhận ý của đối phương để đảm bảo hiểu đúng và đủ ý của họ.

4. Chọn sai kênh giao tiếp

Hiện nay, quá nhiều kênh giao tiếp đang được sử dụng như email, điện thoại, họp trực tiếp, họp online, tin nhắn chat… Mặc dù không có kênh giao tiếp nào hoàn hảo, nhưng đôi khi kênh này lại tốt hơn kênh kia. Và nếu bạn chọn "sai" kênh, thông tin có thể bị thất lạc, bị trì hoãn hoặc bị bỏ lỡ.

Do đó, chúng ta nên trao đổi và thống nhất với nhau để thiết lập và áp dụng những quy tắc chung khi sử dụng các kênh giao tiếp. Đồng ý về những kênh nào sẽ được dùng trong những trường hợp cụ thể nào. Ví dụ: Email là kênh giao tiếp chính thức để xác nhận và lưu trữ thông thông tin, zalo là kênh trao đổi nhanh nhưng không chính thức…

5. Thiếu tư duy cởi mở

Tư duy khép kín khiến bạn trở thành một người giao tiếp kém hiệu quả. Nó khiến bạn dễ trở thành một người cố chấp, bảo thủ và phiến diện trong mắt người khác. Thiếu cởi mở khiến bạn khó tin tưởng người khác, không thể chấp nhận được sự khác biệt trong góc nhìn, niềm tin của mỗi cá nhân và sự thay đổi trong tổ chức.

Để phát huy tư duy cởi mở, chúng ta nên xây dựng và thúc đẩy văn hóa bình đẳng, khuyến khích và ghi nhận những ý tưởng và quan điểm mới.

5. Thiếu minh bạch

Những tổ chức vận hành với cách thức và tư duy yêu cầu nhân viên “phải tự biết” hoặc “tự tìm hiểu” gây bất lợi cho nhân viên của họ vì thiếu không công khai và thẳng thắn. Việc thiếu minh bạch trong môi trường làm việc ảnh hưởng tới việc xây dựng niềm tin trong tổ chức. Khi niềm tin được tạo ra, nó sẽ dẫn đến cảm giác an toàn cao hơn và hiệu suất làm việc của nhân viên tốt hơn.

Chính vì lẽ này, chúng ta nên dành thời gian để giới thiệu, chia sẻ thông tin về công việc của nhóm, công việc của từng thành viên để mọi người cùng hiểu biết. Bàn bạc các vấn đề chung của đơn vị một cách công khai, rõ ràng.

Ắt hẳn những nguyên nhân khiến cho việc giao tiếp tại công sở kém hiệu quả nêu trên không mấy xa lạ với mỗi chúng ta. Điều quan trọng là chúng ta nhận thức được chúng và sẵn sàng thay đổi để vươn đến phiên bản hoàn thiện hơn của bản thân.

Tổng hợp: Lê Linh Giang

Nguồn tham khảo:

https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/behavioral-competencies/communication/pages/the-cost-of-poor-communications.aspx