Sắp xếp thời gian là một kỹ năng cực kỳ quan trọng trong công việc. Nó giúp ta nâng cao năng suất và đem lại chúng ta sự hạnh phúc về mặt tinh thần. Bạn sẽ bất ngờ về kết quả mà chúng tạo ra cho chúng ta trong cuộc sống.

Nguồn: Internet

Hầu hết tất cả chúng ta đều rất khó dành 30 phút để tập trung vào một công việc hoặc dự án nào đó. Kể cả khi bạn đã cố gắng chiến đấu để tránh sự phân tâm hoặc xao lãng của những yếu tố tác động xung quanh, thì việc xâu chuỗi hàng chục phút để tập trung sâu vào một sự việc dường như cũng trở nên quá khó khăn. Thế nhưng, một thủ thuật quản lý thời gian đơn giản được gọi là phân chia thời gian có thể giúp bạn giảm thiểu đáng kể sự áp lực về mặt tinh thần và tăng mức độ hiệu quả công việc.

Dựa trên con số thống kê của 10,000 người khảo sát trả lời câu hỏi “Kỹ năng quản lý thời gian của bạn tăng lên như thế nào?”, có 71% người nói rằng họ thường xuyên bị gián đoạn khi đang làm việc. Và đáng chú ý hơn những người sau khi vượt qua được sự gián đoạn đó sẽ cảm thấy ngày làm việc hôm đó rất vui vẻ và thành công. Từ khảo sát trên có thể thấy, việc dành thời gian liên tục để tập trung không chỉ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn mà còn cải thiện cuộc sống tinh thần của chúng ta.

Không chỉ việc gián đoạn cần thiết phải dừng lại mà chúng ta cũng cần phải giảm những chi phí phát sinh xảy ra trong lúc chuyển từ việc này sang việc khác.

Trong một nghiên cứu có tên “Kiểm soát điều hành các quá trình nhận thức trong chuyển đổi nhiệm vụ”, các nhà nghiên cứu của đại học Michigan phát hiện ra rằng con người mất rất nhiều thời gian quý báu khi chuyển từ việc này sang việc khác. Và khi sự việc càng phức tạp, thời gian ấy càng bị kéo dài.

Có hai quá trình về mặt tinh thần xảy ra khi chúng ta đang làm nhiệm vụ và bị xao lãng giữa chừng: một là chuyển đổi mục tiêu và hai là kích hoạt quy tắc. Chuyển đổi mục tiêu là cách suy nghĩ: chẳng hạn, “Tôi muốn làm một việc mới ngay lúc này thay vì công việc hiện tại”. Kích hoạt quy luật là sự chấm dứt các quy tắc tinh thần mà ta đã đề ra ngay từ ban đầu và sau đó kích hoạt các quy tắc mới cho nhiệm vụ mới. Có thể tất cả các quy trình kiểm soát điều hành này diễn ra khá nhanh chóng và xuyên suốt cả một ngày, nhưng thật ra chúng có thể gây ra sự mệt mỏi cho chúng ta. Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng tất cả sự chuyển đổi tinh thần này có thể tiêu tốn 20-40% hiệu quả tiềm năng của một người.

Và đó là khi kỹ thuật phân chia thời gian cần được thiết lập. Về bản chất, những gì chúng ta cần làm là nhóm các công việc tương tự nhau về mặt tinh thần, trí tuệ và sau đó dành ra một khoảng thời gian (dù chỉ 20 phút) để chỉ tập trung vào những công việc đó.

Một nhà kinh doanh đã đưa ví dụ dẫn chứng từ chính bản thân ông sau những kinh nghiệm đúc kết từ việc làm của mình. Ông đã dành một vài ngày để theo dõi thời gian của mình và học được rằng mình có thể phân chia các công việc thành 6 nhóm chính:

- Tư duy sâu sắc (suy nghĩ về các nghiên cứu mới, viết sách và bài báo, v.v);

- Học các kỹ năng mới (giáo dục, học ứng dụng thống kê mới);

- Tương tác với khách hàng và thuyết trình;

- Công việc hành chính (trả lời email, quản lý ngân sách, nói chuyện với kế toán);

- Tương tác với nội bộ (cuộc đối thoại trực tiếp với nhân viên, cuộc họp với cấp cao);

- Thống kê, phân tích, và những thứ liên quan đến dữ liệu.

Mỗi nhóm trên chứa những công việc đòi hỏi kiểu tư duy giống nhau. Trong nhóm tư duy, ông cần phải sáng tạo, động não, đổi mới và tò mò. Ngược lại, trong nhóm thống kê dữ liệu, ông phải sử dụng bộ não toán học của mình và phải chú ý từng dấu thập phân.

Điều ông muốn tránh là sự phân công sắp xếp công việc làm sao để ông không phải chạy đi chạy lại giữa các nhóm công việc khác nhau. Cách tư duy mà ông áp dụng khi viết bài báo hoàn toàn khác với quy tắc ông sử dụng để xem xét ngân sách nội bộ hoặc trong những cuộc họp nhân viên. Ông càng nhảy qua lại giữa các hoạt động, ông càng phải tiêu hao nhiều năng lượng tinh thần để ghép được tâm hồn phù hợp với công việc. Và nếu ông liên tục chuyển đổi các nhóm công việc, ông càng có nhiều khả năng mắc sai lầm.

Chúng ta có thể tiến thêm một bước xa hơn trong cuộc thử nghiệm. Nếu ông kiểm soát thời gian làm việc của mình trong một tuần, ông phát hiện ra rằng ông hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn khi thực sự tập trung tư duy cho những công việc vào buổi sáng sớm hoặc vào cuối ngày. Khi ông biết ở đâu ông có thể thực hiện việc tư duy hiệu quả nhất, ông sẽ sắp xếp những việc làm vào những ngày trong tuần để có thể tập trung mà không bị gián đoạn.

Theo ông, lý tưởng nhất là muốn có khoảng thời gian kéo dài ít nhất là một đến hai giờ, nhưng ngay cả 30 phút để dành thời gian suy ngẫm cũng có thể tạo ra kết quả đáng kể. Điều tương tự cũng áp dụng cho bất kỳ nhóm công việc khác. Ví dụ ông biết ông sẽ khó suy nghĩ tập trung được sau giờ ăn trưa. Nhưng thời gian ấy lại rất hiệu quả trong việc nói chuyện khách hàng và nhân viên của ông. Do đó bất cứ khi nào có cơ hội chọn thời gian họp, ông sẽ cố gắng sắp xếp đối tác khách hàng và cuộc họp nội bộ vào đầu giờ chiều. Nếu có dư thời gian sau cuộc họp, ông sẽ tiếp tục những công việc trong cùng một nhóm để tránh chi phí chuyển đổi tinh thần làm việc.

Nguồn: Internet

Việc xử lý công việc và sắp xếp chúng một cách khoa học thật ra không hề khó. Nếu chúng ta biết nắm bắt rõ những quy luật công việc và phân tích chúng thành từng nhóm riêng biệt cũng như chọn lựa thời gian, chúng ta sẽ học được cách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Từ đó năng lực làm việc sẽ được nâng cao và hiệu quả hơn.

Thực hiện: Tiên An

Tham khảo:

https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2021/02/17/if-you-havent-tried-time-batching-youll-be-shocked-at-how-quickly-it-improves-your-productivity-and-happiness/?sh=6341b1065201&fbclid=IwAR0DFu41wHCQn2GW70df6-70yeE3mj_AJuyWsLHnZKurMRGU4wlT8ZPSuWQ