Tham dự họp là hoạt động quan trọng trong mỗi công ty nhằm tạo cơ hội cho mọi thành viên được chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, đánh giá và ra các quyết định của một vấn đề nào đó. Tuy nhiên, không phải cuộc họp nào cũng hiệu quả và ý nghĩa. Ắt hẳn, chúng ta đã không ít lần phải tham dự những cuộc họp với kết quả không như mong đợi, mệt mỏi và hầu như vô nghĩa.

Nguồn: Internet

Khi đại dịch Covid-19 diễn ra, lượng thông tin chi tiết được chia sẻ tăng song song với số cuộc họp không hẳn là tín hiệu đáng mừng. Đôi khi, chúng ta chỉ cần cập nhật thông tin nhanh chóng thì việc tổ chức một cuộc họp có thực sự cần thiết? Trong tương lai, xu hướng làm việc linh hoạt (làm việc từ xa hoặc tại văn phòng) cùng với tỷ lệ kiệt sức gia tăng dẫn đến một hướng đi mới: các cuộc họp quan trọng có thể chuyển đổi thành thời gian thảo luận giúp thu thập những thông tin cần thiết. Để hiện thực hóa nhu cầu cấp bách này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu 5 cách giúp tiết kiệm thời gian cho các cuộc họp hiệu quả và thành công sau đây.

1. Chia sẻ thông tin trước cuộc họp

Nhiều chuyên gia thường chia sẻ quá nhiều thông tin ít liên quan đến người nghe. Do đó, hãy tạo những biểu mẫu và cung cấp hướng dẫn về nội dung và lượng thông tin mà người trình bày cần chia sẻ bằng câu hỏi “Tôi muốn người nghe làm gì với thông tin này?”. Nếu không có câu trả lời cụ thể, hãy bỏ qua thông tin này. Sau đó, thiết lập kỳ vọng rằng những người tham gia sẽ đọc trước hoặc phát triển một quy trình tương tự công ty Amazon - bắt đầu cuộc họp bằng việc dành 15-30 phút đầu tiên để đọc tài liệu hoặc báo cáo cùng nhau thay vì dành phần lớn cuộc họp cho các bài thuyết trình chia sẻ thông tin.

2. Giảm việc nhắc lại nội dung trao đổi trong vòng thảo luận đầu tiên

Sau khi thông tin được chia sẻ, hãy giảm bớt những câu hỏi như “Có ai có ý kiến gì khác?” hoặc “Hãy giơ tay nếu bạn đồng ý với những gì tôi nói”. Bằng cách sắp xếp hợp lý những phản ứng trong vòng thảo luận đầu tiên, chúng ta có thể giảm những trở ngại không cần thiết và bắt đầu thảo luận những thông tin quan trọng hơn.

3. Thu thập các ý tưởng trong vòng thảo luận thứ hai “nên làm gì”

Thông thường, vòng thảo luận đầu tiên bao gồm các câu hỏi thu thập dữ liệu hoặc những lời khen ngợi như “Làm tốt lắm”, “Cám ơn sự nỗ lực của bạn” hoặc “Tôi không thấy có vấn đề gì với chủ đề này”. Hãy tổng hợp những nhận xét của vòng thảo luận này để có được cái nhìn tổng quát và sâu sắc hơn về vấn đề đang được thảo luận. Mở đầu cuộc thảo luận này bằng cách tạo ra những câu hỏi “Chiến lược của chúng ta là gì sau khi có đầy đủ thông tin về vấn đề này?”, “Ý tưởng này tạo ra điều gì khác biệt?”, “Rủi ro như thế nào nếu chúng ta thực hiện phương án này?”. Xây dựng những câu hỏi mở để người tham dự suy nghĩ về cách thực hiện công việc, để chuyển cuộc họp thảo luận từ thông tin cơ bản lên mức cao hơn.

Nguồn: Internet

4. Suy nghĩ trong vòng thảo luận thứ ba về “những vấn đề khác”

Những thông tin hữu ích không những đến từ nội dung được trình bày mà còn có thể từ những ý kiến đã được đưa ra hoặc người chưa đóng góp ý kiến. Sau cuộc thảo luận thứ hai về ý tưởng, hãy khuyến khích thêm những ý kiến đóng góp bằng các câu hỏi “Chủ đề chung trong cuộc thảo luận này là gì?” “Những điểm khác biệt gì đáng chú ý?”, “Những điều gì chưa được chia sẻ?”. Chúng ta thường chú ý đến các vấn đề to tát và bỏ lỡ những chi tiết quan trọng ẩn sau các thông tin không được đề cập. Đẩy mạnh việc suy nghĩ về các vấn đề được thảo luận trước đó để có cái nhìn đa chiều, vượt ra ngoài luồng suy nghĩ lặp lại của chính mình và đáp ứng được yêu cầu của các thành viên cấp cao.

5. Kết thúc cuộc họp với “kế hoạch hành động”

Sau những vòng thảo luận liên tiếp thành công về cùng một chủ đề thay vì một loạt các chủ đề, hãy xác định những bước thực hiện chính và quy trình thích hợp để theo dõi tiến độ hoàn thành. Nhiều cuộc họp có những ý tưởng tuyệt vời nhưng khiến các thành viên lúng túng khi thực hiện vì thiếu quá trình theo dõi. Nắm bắt được các điểm chính, thúc đẩy cuộc thảo luận về kế hoạch thực hiện và mức độ chịu trách nhiệm về các ý tưởng là điều cần thiết.

Hầu hết các cuộc họp đều ngốn hết thời gian ở bước 1 và vội vã chuyển sang bước 5 trong vài phút cuối cùng, điều đó không giải quyết được những vấn đề thực sự quan trọng. Bằng cách bỏ qua các bước ở giữa, chúng ta thường giải quyết dựa trên những vấn đề được đưa ra hơn là nguyên nhân của vấn đề đó.

Nguồn: Internet

Cập nhật thông tin là một hoạt động cần thiết. Tuy nhiên, dành thời gian họp quý báu để chia sẻ những thông tin phổ biến sẽ làm cạn kiệt năng lượng và mất sự tập trung. Do đó, việc chia sẻ dữ liệu giúp các cuộc họp tiết kiệm thời gian, đem lại hiệu quả cao, rèn luyện khả năng tư duy và là cơ hội tạo ra các ý tưởng, giải pháp đáng kể và tầm nhìn xa cho các thành viên tham dự.

Lược dịch: Tiên An

Tham khảo: 5 Ways To Transform Your Meetings By Moving Past Sharing Information To Generating Insights (forbes.com)