Theo thống kê, một nhân viên điển hình sẽ nhận được 121 email mới và kiểm tra email của họ 77 lần trong 1 ngày. Trong cùng khoảng thời gian đó, họ còn thường xuyên sử dụng những ứng dụng như Teams/ Signal/ Viber để trao đổi với đồng nghiệp, thảo luận về một báo cáo đang được chia sẻ cũng như nhận được hàng loạt thông báo từ cổng thông tin của công ty. Quá nhiều thông tin xuất hiện cùng lúc khiến người nhân viên mệt mỏi và thậm chí là kiệt sức khi phải chuyển đổi qua lại liên tục giữa các ứng dụng này.

Nguồn: Internet

Một nghiên cứu của Harvard đã chỉ ra các ảnh hưởng tiêu cực của vấn đề này thông qua thử nghiệm “Tinh giản ứng dụng”. Qua đó, các nhà nghiên cứu đã phác thảo ra những giải pháp mà các nhà lãnh đạo cần triển khai để đơn giản hóa việc áp dụng công nghệ cho nhân viên.

1. Những ảnh hưởng tiêu cực của các ứng dụng văn phòng

Thử nghiệm “Tinh giản ứng dụng” được lấy cảm hứng từ nghiên cứu về Tư duy tinh gọn. Nghiên cứu này chỉ ra rằng con người thường có xu hướng giải quyết vấn đề bằng cách tạo thêm sự phức tạp, trong khi chiến lược hiệu quả nhất là bỏ bớt hoặc đơn giản hóa vấn đề đó.

Để thực hiện thử nghiệm này, 58 nhân viên của công ty Amazon Web Services và Asana’s Work Innovation Lab được lựa chọn ngẫu nhiên và chia thành hai nhóm. Tất cả được yêu cầu liệt kê những ứng dụng mà họ sử dụng ít nhất một lần trong tuần để tương tác với đồng nghiệp (như Signal, Zoom, Slack…). Sau đó, họ phải tự đánh giá mức độ hiệu quả mà mỗi ứng dụng đem lại cũng như lượng thời gian và công sức tiêu tốn để sử dụng từng ứng dụng. Cuối cùng, họ được đề nghị phải chọn ra một vài ứng dụng không sử dụng trong hai tuần. Nhóm 1 được yêu cầu phải ngừng sử dụng một nửa số ứng dụng trong danh sách mà họ đã liệt kê. Nhóm 2 có thể tùy chọn số lượng công cụ mà họ loại bỏ.

Kết quả sơ bộ khá tích cực khi cả hai nhóm đều nhận thức được sự lộn xộn mà các ứng dụng đem lại, trong đó có 41% người tham gia cảm thấy sự lộn xộn này tác động không nhỏ đến sự tập trung và năng suất làm việc. Việc yêu cầu người tham gia bỏ bớt những ứng dụng ít cần thiết hơn đã giúp hơn một nửa số lượng người tham gia thử nghiệm không sử dụng một vài ứng dụng nhiều như trước nữa. Họ đã cân nhắc kỹ hơn khi sử dụng các ứng dụng gây mất tập trung (ví dụ như các ứng dụng nhắn tin). Một nữ nhân viên chia sẻ rằng cô đã hạn chế sự lộn xộn này bằng cách tự ra quy định cho những khoảng thời gian nhất định để sử dụng ứng dụng (ví dụ 10 phút vào buổi sáng, 10 phút sau bữa trưa và 10 phút vào cuối ngày).

Tuy nhiên, một số người tham gia cảm thấy bất lực khi không thể hạn chế sử dụng các ứng dụng theo như yêu cầu của thử nghiệm. Việc tinh giản ứng dụng dường như là một thử thách khó khăn, tốn nhiều thời gian và thậm chí bất khả thi. Bởi lẽ họ đang làm việc trong một tập thể và phải tuân thủ theo quy trình hiện có, họ không thể là người quyết định từ chối sử dụng các ứng dụng đó được. Ví dụ, một nhân viên cho biết cô sử dụng ít nhất ba ứng dụng nhắn tin: một ứng dụng cho nội bộ công ty và hai ứng dụng khác để liên lạc với đối tác. Nếu cô quyết định không sử dụng một ứng dụng thì cô sẽ gặp rất nhiều trở ngại để xử lý công việc của mình.

Gốc rễ nguyên nhân của sự tiêu cực này đã được phát hiện ra trong một nghiên cứu liên quan của Đại học Harvard: Việc có thể tinh giản ứng dụng phụ thuộc vào việc nhân viên đó có quyền tự chủ trong việc quyết định sẽ sử dụng và loại bỏ công cụ nào hay không.

2. Giải pháp đơn giản hóa việc sử dụng các ứng dụng văn phòng

Từ kết quả nghiên cứu, có thể kết luận rằng cách tốt nhất và đôi khi duy nhất để giảm thiểu tình trạng sử dụng quá tải các ứng dụng chính là sự thay đổi mạnh mẽ từ trên xuống.

Nhân viên cấp dưới sẽ hiểu rõ họ cần công cụ nào và có thể loại bỏ công cụ nào. Tuy nhiên, những người đứng đầu mới là người có quyền hạn để tạo ra sự thay đổi. Do vậy, các nhà lãnh đạo nên cân nhắc các giải pháp sau để giúp nhân viên xử lý công việc bằng các công cụ văn phòng hiệu quả hơn:

• Cung cấp các hướng dẫn rõ ràng

Nhân viên cần những hướng dẫn cụ thể để hiểu rõ họ sẽ sử dụng công cụ này trong trường hợp nào. Việc này sẽ tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên khi họ không cần phải phán đoán loại công việc để quyết định sử dụng công cụ nào.

Ngoài ra, người lãnh đạo cần đưa ra những quyết định cụ thể và chính xác. Ví dụ, đưa ra yêu cầu cho nhân viên rằng sử dụng ứng dụng Slack để trao đổi nội bộ khi cần phản hồi cấp bách hoặc sử dụng duy nhất một công cụ để quản lý dự án. Đừng để quá nhiều ứng dụng làm lộn xộn công việc của đội nhóm.

• Giải quyết nguyên nhân gốc rễ và hậu quả

Với tư cách là một nhà lãnh đạo, việc đầu tiên họ cần làm là đối mặt với thực trạng và hiểu rõ nguyên nhân cơ bản của vấn đề quá tải công nghệ. Họ cần có trách nhiệm giúp tập thể giảm thiểu tác động của tình trạng này bằng cách loại bỏ các ứng dụng dư thừa và kém hiệu quả. Một ví dụ từ người tham gia chia sẻ rằng các lãnh đạo công ty của anh đã quyết định chỉ sử dụng một nền tảng chia sẻ tập tin. Việc này đã giúp nhân viên tiết kiệm khá nhiều thời gian vì không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau có giao diện và các bước lệnh khác nhau như trước đây.

Ngoài ra, nhà lãnh đạo có thể làm gương để nhân viên học tập theo bằng cách sử dụng các tính năng “không làm phiền” và tắt các thông báo tự động không cần thiết để có thể tập trung hiệu quả nhất.

• Luôn luôn sẵn sàng sửa chữa khi có vấn đề

Người lãnh đạo nên khuyến khích và yêu cầu nhân viên thường xuyên đánh giá thói quen sử dụng các ứng dụng của họ. Từ đó, nhân viên sẽ có nhận thức rõ hơn về hậu quả của tình trạng quá tải công nghệ và chủ động phản ánh khi có vấn đề xảy ra.

Khi có những phản ánh tiêu cực, người lãnh đạo sẽ phải hỗ trợ và cung cấp nguồn lực cho nhân viên để cải thiện tình hình. Chúng bao gồm việc cung cấp đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng công cụ hiệu quả hơn, tạo điều kiện để mọi người thảo luận cởi mở về cách giải quyết, dựa vào đó người lãnh đạo sẽ dùng quyền hạn của mình để cải tiến hệ thống công nghệ của tổ chức.

• Cẩn trọng hơn với việc phân quyền mua ứng dụng

Hiện nay, một số công ty cho phép các phòng ban được đăng ký mua ứng dụng mà không cần thông báo cho bộ phận IT. Đa số các trưởng phòng ủng hộ phương pháp này vì nó khá linh hoạt và nhanh gọn. Không chỉ vậy, nó còn giúp họ tiếp cận công nghệ tốt nhất thay vì phải trải qua quá trình phê duyệt kéo dài. Tuy nhiên, việc thiếu đồng nhất giữa các phòng ban sẽ gia tăng sự cồng kềnh trong kho ứng dụng, vừa lãng phí ngân sách của công ty, vừa tăng thời gian xử lý vấn đề.

Do đó, các nhà quản lý cần đưa ra quy định chặt chẽ về việc phê duyệt các đề xuất mua ứng dụng mới. Điều này có thể khiến các trưởng phòng không thoải mái vì bị kiểm soát. Tuy nhiên, hiệu quả mà nó đem lại sẽ lớn hơn rất nhiều cho tổ chức và cho từng nhân viên của họ.

Tóm lại, việc áp dụng công nghệ vào trong công việc rất nên được khuyến khích. Trong làn sóng bùng nổ công nghệ như hiện nay, nếu các nhà quản lý chọn lọc và tinh giản các ứng dụng sử dụng trong tổ chức, họ sẽ giúp cho nhân viên của mình kiểm soát công việc tốt hơn mà không phải đắm chìm trong kho ứng dụng và các thông báo nữa.

Thực hiện: An Phạm

Tham khảo

https://hbr.org/2023/08/are-collaboration-tools-overwhelming-your-team