Thách thức với bài toán nhân viên làm việc kém hiệu quả

Nguồn: Internet

Trước khi đưa ra giải pháp nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, các nhà quản lý nên dừng lại và suy xét nguyên nhân nào dẫn đến các cấp dưới của mình làm việc kém hiệu quả. Bởi lẽ vấn đề chỉ có thể được giải quyết dứt điểm khi chúng ta xác định đúng nguyên do đằng sau. Và điều tất yếu, mỗi nguyên nhân sẽ có một giải pháp đặc thù để tìm ra hướng đi đúng đắn.

Theo Tiến sĩ Kevin J. Sensenig, có năm cặp trở ngại – giải pháp về vấn đề không hiệu quả trong công việc phổ biến như sau:

Chìa khóa giúp khơi gợi tiềm năng của mỗi người

Nguồn: Internet

Thông thường, các công ty đều chọn phúc lợi như một biện pháp giữ chân và động viên người lao động. Nhưng các phần thưởng hữu hình này dường như chỉ hiệu quả trong ngắn hạn. Giả sử một công ty đối thủ khác đưa ra mức lương và chế độ phúc lợi cao hơn, liệu nhân viên có cân nhắc để rời bỏ công ty hiện tại? Tuy nhiên, tước bỏ hoàn toàn những quyền lợi này lại càng khiến nhân viên dễ cảm thấy giá trị bản thân chưa được đánh giá tương xứng và sẵn sàng tìm kiếm những cơ hội mới.

Bên cạnh những phần thưởng hữu hình, các công ty có thể suy nghĩ đến những phần thưởng vô hình. Ví dụ, lời khen chân thành khi nhân viên làm tốt; hoặc lời cảm ơn đối với những nỗ lực của nhân viên trong dự án vừa qua… Những điều tuy đơn giản này nhưng lại có thể “chạm đến trái tim” những nhân viên tiềm năng và hết lòng phụng sự, bởi lẽ họ cảm thấy người quản lý đã ghi nhận và khích lệ cho sự cố gắng của họ. Bên cạnh đó, các phần thưởng vô hình này góp phần hình thành sợi dây liên kết về mặt tinh thần của nhân viên với cấp quản lý/ công ty, điều mà không phải môi trường công sở nào cũng tạo dựng được.

Và việc kết hợp cả hai phần thưởng hữu hình và vô hình này một cách khéo léo sẽ giúp công ty vừa cắt giảm chi phí, vừa tạo nên sự gắn kết dài hạn đối với nhân viên.

Để phần thưởng vô hình phát huy hiệu quả tối ưu, việc đưa ra lời khen chân thành chính là động lực to lớn động viên tinh thần làm việc của nhân viên. Sau đây là một số bí kíp giúp lời khen của chúng ta có “sức nặng” hơn.

Hãy CHÂN THỰC. Phần quan trọng nhất của bất kỳ lời khen nào đều xuất phát từ sự chân thực trong ý định của bạn. Đừng cố khen ai đó chỉ để rào đón trước khi bạn đưa ra một yêu cầu, một phản hồi khó nhằn, hoặc cố làm họ vui sau khi mắc lỗi. Nếu ý định của bạn không chân chính, thì lời khen của bạn cũng không còn mang nhiều ý nghĩa. Nếu bạn không chân thực trong việc khen tặng, sẽ tạo ra ấn tượng về bạn là người không chân thực trong cả những khía cạnh khác. Một nguyên tắc cần ghi nhớ là: Đừng khen ai đó bởi vì bạn cảm thấy mình cần làm như vậy; hãy khen họ khi bạn cảm thấy cần cho họ biết là họ đã mang lại sức ảnh hưởng lớn như thế nào tới bạn hoặc người khác.

Hãy CỤ THỂ. Khi đưa ra một phản hồi hoặc hướng dẫn, kèm với lời khen tặng ai đó, đừng đưa ra những câu khiến đối phương phải đặt ra nghi vấn cho lời khen đó. Ví dụ:

• Tuyệt vời lắm! (Điều gì tuyệt vời?)
• Tôi tự hào về bạn. (Tự hào về điều gì?)
• Cảm ơn vì đã ghi chú trong cuộc họp. (Đó là nhiệm vụ của tôi, tại sao phải khen tặng tôi?)

Khi chúng ta chia sẻ, điều quan trọng là cần cụ thể hóa kèm ví dụ minh họa giúp người nghe hiểu được thông điệp mà ta muốn nhấn mạnh. Chúng ta càng rõ ràng với lời khen bao nhiêu, đối phương càng hiểu được chính xác hơn điều chúng ta muốn bày tỏ và ý nghĩa của nó bấy nhiêu.

• Lời khen mơ hồ: Cảm ơn đã ghi chú trong buổi họp, bạn thật tuyệt vời!
• Lời khen rõ ràng: John, tôi biết nhiệm vụ của anh là ghi chú trong cuộc họp, nhưng phải nói là anh làm nó quá tốt, tôi có thể hoàn toàn yên tâm và tập trung vào công việc của mình. Cảm ơn nhé!

Hãy tập trung vào cả quá trình, đừng chỉ chú ý tới kết quả. Nghiên cứu cho thấy, chúng ta hiếm khi muốn được công nhận chỉ vì kết quả, thay vào đó là cả quá trình và sự nỗ lực để cho ra được kết quả đó. Lời khen ngợi chỉ tập trung vào kết quả vô hình tạo nên một nỗi băn khoăn trong lòng người nhận liệu rằng họ có tiếp tục tạo được những kết quả tương tự trong tương lai. Khi khen tặng ai đó, hãy cho họ thấy rằng bạn trân trọng thời gian, sự hy sinh, sức sáng tạo, và sự chăm chút, tỉ mỉ mà họ bỏ ra để đạt được thành quả ấy.

• “Phil, tôi thật sự ấn tượng bởi sự kiện anh tổ chức cho khách hàng. Tôi không thể tưởng tượng được anh đã dành bao nhiêu thời gian, công sức, sự sáng tạo để khiến sự kiện diễn ra. Cảm ơn vì những vất vả đằng sau hậu trường của anh giúp dự án thành công tốt đẹp nhé.”

Chia sẻ sức ảnh hưởng. Hãy nhớ rằng một lời khen thường hướng về người cho hơn là người nhận. Khi chúng ta khen ai đó, thực chất là chúng ta đang chia sẻ về việc họ đã mang lại sức ảnh hưởng tới ta như thế nào. Nếu muốn có một lời khen đầy thuyết phục, hãy cho đối phương được nhìn từ góc độ của bạn, bạn đã trải nghiệm được gì, sức ảnh hưởng của đối phương với bạn ra sao. Ví dụ, bạn có thể chia sẻ kỹ năng lãnh đạo của họ có tầm ảnh hưởng thế nào tới cả đội, những đóng góp của họ tới kết quả của công ty, hay thái độ của họ ảnh hưởng tới tinh thần của cả nhóm

• “Jane, tôi muốn bạn biết rằng, tôi thật sự trân trọng cách mà chị dẫn dắt cả nhóm. Khi còn ở nhóm cũ, tôi hiếm khi dám đứng lên chia sẻ ý tưởng vì sợ sếp dập tắt nó. Từ ngày mà tôi nhìn cách chị khuyến khích mọi người lên tiếng và chia sẻ ý tưởng, tôi cảm thấy thoải mái thử thách bản thân. Tôi cảm thấy hoàn toàn tận hưởng công việc này vì chị và cảm thấy trưởng thành hơn mỗi ngày. Cảm ơn chị!”

Lần sau, khi có ý định khen tặng ai đó, hãy dừng lại một phút và suy nghĩ về những gạch đầu dòng sau:

• Chân thực: Lý do tôi phải khen tặng người này?
• Cụ thể: tôi đã trải nghiệm và quan sát được điều gì?
• Quá trình: Họ đã bỏ ra bao nhiêu tâm sức để làm được những điều đó?
• Ảnh hưởng: Hành động của họ có ảnh hưởng thế nào đến cả nhóm?

Mong rằng qua bài viết này, các nhà quản lý sẽ có một góc nhìn đầy đủ và khách quan khi giải bài toán hiệu quả làm việc của nhân viên. Đồng thời, học cách khen ngợi nhân viên một cách chân thành để họ phát huy tối đa tiềm năng của bản thân dù trong bất kì tình huống nào.

Thực hiện: Duyên Cao

Tham khảo:

• Giải phóng tiềm năng con người
• How to give and receive compliments at work