Nguồn: Internet

Mô hình tổ chức ma trận là gì?

Trong mô hình tổ chức truyền thống, các bộ phận được tạo lập bao gồm các cá nhân hoạt động theo nhiệm vụ được phân công và chịu sự giám sát của trưởng bộ phận. Theo mô hình tổ chức ma trận, mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ báo cáo công việc cho giám đốc bộ phận chuyên môn và giám đốc của dự án mà cá nhân đó tham gia. Khác với cấu trúc truyền thống, ưu điểm của mô hình tổ chức ma trận là việc nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức và thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng ban.   

Vấn đề gì khi triển khai mô hình tổ chức ma trận?

Cùng xem xét trường hợp của Juan – một trưởng nhóm quản lý chuỗi cung ứng của một hệ thống chăm sóc sức khỏe lớn và gần đây cô gặp khó khăn vì sự mâu thuẫn giữa các cấp quản lý trong công ty. Theo cơ cấu tổ chức, Juan sẽ báo cáo với Brenda – quản lý trực tiếp của cô nhưng đồng thời Juan cũng cần báo cáo với Steve, giám đốc bộ phận vận hành. Định hướng của Brenda là xây dựng một mô hình mạng lưới các nhà cung cấp hoàn toàn mới. Điều này yêu cầu sự đầu tư cao về khối lượng và thời gian cho cả đội Juan. Brenda mong muốn Juan giữ nguyên nguồn nhân sự có sẵn cho đến khi mô hình mạng lưới mới được phê duyệt từ cấp trên. Trong khi đó, bộ phận vận hành của Steve thì lại đang đau đầu về vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực nên đã yêu cầu Juan là làm sao tăng nguồn nhân lực và vật liệu để đạt được mục tiêu với chi phí thấp nhất có thể. Steve mong muốn Juan có thể bắt kịp tiến độ để mở một phòng mạch mới nhằm giúp đạt doanh thu trong khu vực.

Hai định hướng trái ngược khiến Juan cảm thấy vô cùng khó khăn khi quyết định ưu tiên lợi ích nào trước. Bên cạnh đó, Juan cũng lo lắng về cách các lãnh đạo nhìn nhận khả năng thực hiện mục tiêu của cô ấy.

Những thử thách mà Juan, Brenda và Steve gặp phải chính là những vấn đề thường gặp của các nhà lãnh đạo đang phải đối mặt khi họ đang dần chuyển đối cơ cấu sang mô hình tổ chức ma trận. Các nhân viên vẫn còn mơ hồ về sự phức tạp và cân bằng giữa yêu cầu của hai bộ phận cũng như không biết phải xin phê duyệt từ người lãnh đạo nào.

Có hai nhiệm vụ đầy thách thức nhưng rất quan trọng mà các doanh nghiệp cần tập trung: (1) Xây dựng cấp bậc báo cáo trong mô hình ma trận và (2) Làm thế nào để mô hình hoạt động hiệu quả.

Nguồn: Internet

Thiết kế một cơ cấu tổ chức ma trận hiệu quả

Điểm cốt lõi trong mô hình tổ chức ma trận chính là cấu trúc báo cáo nhiều tuyến quản trị khác nhau. Ví dụ: Những người trưởng nhóm như Juan sẽ có hai hay nhiều quản lý trực tiếp như Brenda và Steve. Các tuyến báo cáo song song được thiết lập cho phép doanh nghiệp tận dụng nguồn nhân sự sẵn có để thực hiện nhiều dự án khác nhau, khai thác năng lực của mỗi thành viên trong doanh nghiệp.

Ngoài cấu trúc báo cáo nhiều tuyến, mô hình này cần lưu ý về vấn đề mâu thuẫn giữa vai trò và lợi ích giữa các cấp lãnh đạo, việc thiết kế quy trình và lập ra các quy tắc hướng dẫn hành động, và cuối cùng là việc đào tạo các nhà lãnh đạo tài năng có tư duy phát triển và kỹ năng làm việc hiệu quả.

Có 4 yếu tố để xây dựng một mô hình tổ chức ma trận hiệu quả. Chúng ta cần lưu ý rằng nhân viên sẽ báo cáo cho ai, họ đóng vai trò gì, làm thế nào để cơ cấu ma trận hoạt động và ai là người giữ vai trò nhà lãnh đạo.

1. Mối quan hệ báo cáo

Lỗi thường gặp nhất của các công ty trong việc thiết kế các tuyến báo cáo là chỉ định mối quan hệ báo cáo theo đường thẳng chính và đường thẳng phụ. Điều này sẽ tạo nên sự phân cấp trong ma trận dẫn đến việc chậm trễ trong việc ra quyết định. Thế nên tốt hơn hết là bắt đầu với hai tuyến báo cáo song song và sử dụng những yếu tố khác nhằm tạo sự cân bằng.

Quay lại ví dụ của Juan, nếu Juan báo cáo trực tiếp, tức là theo một đường thẳng cấp bậc đến Brenda và gián tiếp, theo đường phụ đến Steve, điều này là thách thức với cô khi Juan có xu hướng ưu tiên Brenda - người lãnh đạo trực tiếp, đặc biệt nếu Steve lại không đóng góp quá nhiều trong việc đánh giá năng lực của Juan. Sự khác biệt về quyền lực đã làm mất đi mục đích ban đầu của mô hình tổ chức ma trận – đó là Brenda và Steve cần thống nhất việc cân bằng các mục tiêu trước khi giao cho Juan thực hiện.

2. Vai trò trong công việc và sự khen thưởng

Việc mập mờ khi phân định vai trò và khen thưởng từng cá nhân có thể góp phần gây nên sự tranh cãi và mâu thuẫn trong tổ chức. Trong một công ty có thiết kế cơ cấu ma trận quy củ, vai trò và quyền quyết định của những nhà lãnh đạo được định nghĩa rất rõ ràng. Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần nêu ra chi tiết chức vụ, vai trò và khen thưởng khi tham gia các dự án để tạo động lực cho họ và khuyến khích sự hợp tác.

3. Quy trình và nguyên tắc vận hành

Việc xây dựng quy trình và quy tắc vận hành để xây dựng một cơ cấu tổ chức bền vững là điều vô cùng thiết yếu. Nếu không có những quy tắc này thì mối quan hệ sẽ xảy ra những tranh cãi và tạo thêm những việc không cần thiết cho các quản lý bận rộn.

Các nhà lãnh đạo cần giao tiếp cởi mở hơn với nhau để giải quyết vấn đề kịp thời. Những công ty chuyển đổi sang mô hình ma trận cần lập ra những quy tắc vận hành và thực hành thường xuyên để hình thành cách thức báo cáo cho các nhà lãnh đạo khi tiếp cận hệ thống mới. Ví dụ: Có một nguyên tắc rằng việc đưa ra quyết định luôn bị đẩy xuống cấp thấp nhất và việc báo cáo lên cấp trên luôn là hướng giải quyết cuối cùng. Để hỗ trợ điều này, cần có một thỏa thuận về việc xử lý những mâu thuẫn leo thang khó giải quyết giữa các nhà lãnh đạo. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các yêu cầu và nhu cầu của báo cáo nhiều tuyến sẽ được cân bằng bằng cách tạo các quy trình mà mục tiêu cuối cùng là cụ thể và phân chia trách nhiệm đồng đều.

3. Kỹ năng và tư duy của nhà lãnh đạo

Điều cuối cùng, những nhà lãnh đạo trong cơ cấu tổ chức ma trận phải có kỹ năng và tư duy phát triển để thúc đẩy mô hình hợp tác và năng động. Đặc biệt, các nhà lãnh đạo cần đặt ra những tiêu chí như sau:

• Ưu tiên tính ảnh hưởng hơn sự chỉ đạo là khi đề ra hướng giải quyết;
• Chấp nhận những sự việc mang tính mơ hồ và phức tạp;
• Chủ động quản lý những khó khăn trong công việc;
• Thích nghi và linh hoạt ứng xử khi thay đổi môi trường liên tục.

Việc bỏ dần thói quen phụ thuộc vào quyền hạn trong cơ cấu tổ chức ma trận là rất quan trọng. Nếu bạn cứ luôn sử dụng quyền lực để giải quyết vấn đề, bạn sẽ thất bại. Mọi người không phải đang muốn chống đối lại bạn, họ chỉ bỏ ngoài tai những lời bạn nói. Do đó cần phải xem xét kỹ việc đề bạt người lãnh đạo dựa trên khả năng làm việc mang tính xây dựng và hợp tác của họ.

Nếu như một doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi cơ cấu sang cơ cấu tổ chức ma trận thì việc cần làm là phải thay đổi cách làm việc của bộ máy điều hành. Bước đầu tiên, chúng ta cần nhìn nhận các nhà lãnh đạo sẽ có thể đang chịu sự mất kiểm soát trong quyền quản lý, sự liên kết, và tính cạnh tranh đang có, tất cả những điều cần thời gian để thích ứng.

Thêm vào đó, để hình thành tư duy phát triển, các nhà lãnh đạo cần trau dồi những kỹ năng cần thiết trong cơ cấu tổ chức ma trận:

• Tính ảnh hưởng và thương lượng: tạo dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, thấu hiểu nhu cầu và mong ước của họ, sử dụng công cụ mang tính ảnh chất ảnh hưởng để tạo sự liên kết;
• Thúc đẩy sự hợp tác toàn diện: khuyến khích những trao đổi với các bộ phận để thu thập nhiều góc nhìn, từ đó đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn;
• Quản lý mâu thuẫn: thấu hiểu những mâu thuẫn và dùng công cụ cho việc quản lý cảm xúc, thu hẹp sự khác biệt và tạo dựng giá trị tập thể;
• Tiên phong thay đổi: thấu hiểu những thách thức trong xã hội về việc dẫn đầu sự thay đổi và phát triển những kế hoạch để đạt được sự chuyển đổi cần thiết.

Chúng ta có thể thấy mô hình cơ cấu tổ chức ma trận cho phép công ty được phát triển và tối đa những ích lợi trong việc tiêu chuẩn hóa mức độ doanh nghiệp. Đạt được những thành tựu mà không trải qua những khó khăn yêu cầu sự tập trung cao độ trong việc kết hợp bốn yếu tố phía trên và đảm bảo sự cân bằng giữa các bộ phận trong tổ chức.

Lược dịch: An Phạm

Tham khảo

Vishal Bhalla, Daniel Gandarilla & Michael Watkins. 2022. How to make your matrix organization really work. MITSloan Management Review.