Chúng ta hình dung một môi trường làm việc tốt sẽ như thế nào?

Môi trường làm việc được hiểu là các điều kiện xung quanh nơi làm việc của chúng ta; đó có thể là những điều kiện vật chất như diện tích, ánh sáng, nhiệt độ, cơ sở vật chất, thiết bị văn phòng hay những yếu tố tinh thần như phong cách lãnh đạo, sự nhiệt tình của đồng nghiệp… Tập hợp những tác nhân này có thể ảnh hưởng lớn đến nhân viên. Chẳng hạn, họ có thể cảm thấy chán nản hoặc thậm chí nảy sinh tâm lý ức chế nếu bị kẹt trong một môi trường làm việc tiêu cực. Ngược lại, một môi trường làm việc tốt sẽ là nơi tràn đầy năng lượng tích cực, khơi nguồn cảm hứng nơi nhân viên và tạo động lực để họ làm việc hết năng suất.

Nhận thức được lợi ích to lớn của một môi trường làm việc lành mạnh, mỗi doanh nghiệp ngày nay dần hướng đến tạo dựng một môi trường vừa cho phép nhân viên nỗ lực làm việc, vừa giúp họ cảm thấy thoải mái và hài lòng với sự cống hiến đó. Điều này góp phần xây dựng những doanh nghiệp bền vững và nguồn nhân sự gắn bó dài hạn.

Tuy nhiên, không có một công thức chung nào để xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng cho mọi doanh nghiệp. Bởi vì tương ứng với mỗi ngành nghề, quốc gia, văn hóa, doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn khác nhau để xây dựng nên một môi trường làm việc phù hợp.

Nguồn: Internet

Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ trong không gian làm việc

Một sự thật đơn giản là hành vi của chúng ta bị tác động bởi môi trường xung quanh. Do đó, để đạt được hiệu quả trong công việc, không gian làm việc phải là nơi thúc đẩy khả năng suy nghĩ, sáng tạo, kết nối và thư giãn. Chỉ với một số thay đổi đơn giản sau đây, chúng ta hoàn toàn có thể tạo nên những khác biệt lớn cho không gian làm việc:

Điều chỉnh ánh sáng

Ánh sáng kém có thể gây khó chịu cho mắt, thậm chí ảnh hưởng tới thị lực của nhân viên. Vì vậy, hãy thiết kế văn phòng của bạn không quá sáng hoặc quá tối và đón nhiều ánh sáng tự nhiên nhất có thể.

Một nghiên cứu từ Phòng thí nghiệm năng lượng tái tạo quốc gia Hoa Kỳ cho thấy những người làm việc trong ánh sáng tự nhiên ở lại làm việc lâu hơn 15% so với những người chỉ làm việc trong ánh sáng nhân tạo. Trường hợp văn phòng của bạn không có nhiều ánh sáng tự nhiên, hãy sử dụng một bóng đèn LED mô phỏng ánh sáng tự nhiên. Đây là một cách tuyệt vời để tạo không khí làm việc yên bình và có thể giúp giảm thiểu ánh sáng có hại đến từ màn hình máy tính.

Cải thiện không gian làm việc bằng âm nhạc và mùi hương

Nhiều người cho rằng sự yên tĩnh tạo nên môi trường làm việc tập trung và hiệu quả. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu tại Đại học Cornell phát hiện ra một số nhân viên thường nghe nhạc nhẹ nhàng vui vẻ có nhiều khả năng hợp tác và đưa ra quyết định nhóm tốt hơn. Tùy vào ngành nghề và phong cách làm việc, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng nhạc nhẹ trong văn phòng của mình tại một số không gian chung hay vào một vài khoảng thời gian thư giãn cố định.

Ngoài những yếu tố hiện hữu, mùi hương cũng góp phần nâng cao năng suất làm việc khi trực tiếp tác động tới não bộ. Ví dụ:

+ Chanh - Thúc đẩy sự tập trung;

+ Hoa oải hương - Tạo cảm giác yên bình;

+ Hương thảo - Cải thiện khả năng ghi nhớ;

+ Quế - Khắc phục sự mệt mỏi về tinh thần;

+ Bạc hà - Kích thích khả năng tư duy.

Bổ sung cây xanh cho nơi làm việc

Cây xanh luôn là một lựa chọn đơn giản, an toàn và hiệu quả cho việc cải thiện môi trường nói chung và môi trường làm việc nói riêng. Sử dụng cây xanh vừa có tác dụng trang trí văn phòng, vừa mang lại lợi ích cho sức khỏe nhân viên, cũng như sự thoải mái, thư giãn trong không gian. Có rất nhiều loại cây phù hợp khi trồng trong nhà với ít công chăm sóc như: trầu bà, lưỡi hổ, phát tài…

Treo bảng thành tích tại khu sinh hoạt chung

Một nghiên cứu được thực hiện bởi tạp chí “Human Resources Today” chỉ ra lý do số một khiến mọi người thôi việc vì không/ ít nhận được sự công nhận và khen ngợi. Hầu hết nhân viên đều thích được vinh danh và khen thưởng vì sự cống hiến của họ, đặc biệt là việc xuất hiện trên bảng thành tích của công ty. Đây là cách để doanh nghiệp thể hiện sự khích lệ tới những nhân viên làm việc hiệu quả, cũng như tạo ra một sự cạnh tranh cần thiết giữa các nhân viên để họ có thêm nỗ lực phấn đấu.

Trưng bày các nội dung về giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Tương tự bảng thành tích, việc đưa các nội dung giá trị cốt lõi, slogan hoạt động trong năm của doanh nghiệp đến gần với nhân viên bằng cách trưng bày tại khu vực thường xuyên qua lại (sảnh lễ tân, thang máy, phòng họp…) giúp nhân viên và đối tác, khách hàng hiểu được mục tiêu, con đường mà doanh nghiệp muốn hướng đến.

Bên cạnh đó, việc thiết kế và trưng bày các câu khẩu hiệu, ảnh chụp kỷ niệm của doanh nghiệp theo một hệ thống có tính thẩm mỹ còn mang lại hiệu quả trong việc trang trí và tạo nên những điểm nhấn trong văn phòng làm việc.

Giữ cho nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ

Giữ cho không gian làm việc sạch sẽ và có tổ chức không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian vì không phải tìm kiếm các tài liệu, vật dụng bị thất lạc, mà còn ngăn tâm trí ta “lạc lối” giữa mớ hỗn độn trên bàn. Lẽ dĩ nhiên, một văn phòng làm việc gọn gàng, ngăn nắp góp phần giúp ta cảm thấy dễ chịu và làm việc năng suất hơn.

Sắp xếp lại văn phòng làm việc

Mặc dù diện tích văn phòng là cố định, vẫn có rất nhiều cách bố trí có thể khiến không gian làm việc có cảm giác rộng rãi và thoải mái hơn. Việc “cải tạo” không gian làm việc có thể mang đến những hiệu quả cao không dừng lại ở yếu tố hình thức, mà còn giúp tạo cảm hứng để nhân viên làm việc tốt hơn. Dưới đây là một số ý tưởng cải tạo từ một công ty thiết kế văn phòng làm việc mang tên Bond Collective:

Tạo sự liên kết, dễ dàng đi lại giữa các khu vực và bộ phận

Không ai thích cảm giác đi lạc trong khu làm việc và việc bố trí những dãy đồ nội thất liền mạch chính là nguyên nhân. Ngay cả những chiếc bàn làm việc cũng có thể làm tăng thêm cảm giác chật chội nếu bị sắp xếp không đúng cách. Vậy nên, hãy thử bố trí bàn làm việc hoặc kệ tài liệu thành các nhóm nhỏ có không gian mở hai bên. Điều này giúp việc di chuyển xung quanh văn phòng cũng như đi lại giữa các bộ phận trong công ty thuận tiện hơn.

Lựa chọn giữa cách bố trí không gian mở hay riêng tư

Tiếng ồn và chuyển động có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự tập trung và năng suất làm việc của nhân viên. Với cách bố trí văn phòng mở, ngay cả âm thanh hoặc hoạt động nhỏ nhất cũng có thể làm họ sao nhãng. Trong khi đó, cách bố trí văn phòng với vách ngăn riêng tư giúp hạn chế sự phân tâm xuống mức tối thiểu, nhưng lại khiến nhân viên cảm thấy như bị nhốt trong lồng chuột.

Chúng ta có thể giảm thiểu tác động của tiếng ồn và chuyển động bằng cách chia nhỏ không gian mở với tủ sách, cây trồng, kệ… hay bất cứ thứ gì mang lại sự thay đổi giữa các khu vực, bộ phận. Ngoài ra, việc bố trí văn phòng theo hướng “riêng tư” có thể giảm sự ngột ngạt bằng những loại vách ngăn thấp.

Thiết lập các khu vực giao lưu - sinh hoạt chung

Ngày nay, các doanh nghiệp có xu hướng bố trí những khu vực sinh hoạt chung nhằm tạo ra một nơi để nhân viên có thể nghỉ ngơi, thư giãn, trò chuyện với những người khác và lấy lại cảm hứng làm việc.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc đầu tư cho khu vực này bởi những lợi ích mà nó mang lại. Không chỉ dừng ở việc thư giãn, đây còn có thể là không gian kết nối, nơi biến những cuộc gặp gỡ tình cờ của các đồng nghiệp thành một sự hợp tác bất ngờ mang lại những ý tưởng đột phá.

Nguồn: Internet

Bố trí linh hoạt các khu vực có thể làm việc

Với sự phổ biến của công nghệ, nhân viên không còn bị bó buộc hoàn toàn vào bàn làm việc. Việc thay đổi khung cảnh - hoặc đơn giản chỉ thay đổi từ việc ngồi thành đứng - lại là một cách hiệu quả để duy trì khả năng sáng tạo của nhân viên. Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc bố trí văn phòng của mình bằng việc cung cấp cho nhân viên nhiều lựa chọn về không gian làm việc và chỗ ngồi; hay sử dụng một số nội thất văn phòng dễ dàng di chuyển và điều chỉnh.

Nhìn chung, với những gợi ý đơn giản và dễ thực hiện như thêm cây xanh tại nơi làm việc; tạo không gian sinh hoạt chung hay tổ chức sự kiện sinh nhật định kỳ góp phần tạo nên cảm giác thoải mái và được tôn trọng cho nhân viên.  Điều này chính là nguồn động viên tinh thần to lớn giúp nâng cao năng suất làm việc, cũng như kiến tạo một môi trường làm việc hạnh phúc.

Lược dịch: Nguyễn Huyền Trang

Nguồn tham khảo:

1. 50 Ways to Improve Your Office Working Environment
2. How Office Design Can Help Your Team Work Better
3. 10 Ways to Create a More Productive Work Environment
4. 16 Tips For A Happy And Productive Office Environment