Bộ máy quan liêu trong tiếng Anh là Bureaucracy. Bộ máy quan liêu thường đề cập đến một tổ chức phức tạp với các hệ thống và qui trình nhiều lớp. Đây là một bộ máy quản lí có tính chuyên nghiệp cao với hàng loạt các qui tắc và thủ tục chặt chẽ, thống nhất và công bằng. Và các quy trình, thủ tục hành chính đóng vai trò chính trong việc gắn kết và tạo dựng sự bền vững của hệ thống công ty. Tuy nhiên, chúng ta cần phải chấp nhận rằng tổ chức nào cũng thiết lập một bộ máy quan liêu như thế và thay vì than phiền hay tránh né, chúng ta có thể xoay chuyển tình thế, giải quyết chúng bằng 13 cách sau đây.

1. Hãy là quân Hậu trên bàn cờ vua

Nguồn: Internet

Quân cờ quyết định thắng - thua trên bàn cờ là quân Vua, tuy nhiên quân Hậu lại được xem là “quyền lực” nhất vì nó là quân cờ duy nhất có thể đi tiến, đi lùi và đi chéo. Tương tự, hãy áp dụng điều này khi làm việc trong tổ chức: luôn đi khắp mọi nơi để tìm hiểu về quy trình hoạt động thực sự.

Có một câu chuyện kể về người phụ nữ đến cơ quan phúc lợi để xử lý đơn xin nuôi dưỡng trẻ em. Tại đây, bà ta thấy một người cán bộ đang điền biểu mẫu bằng kiểu giấy than (có ba liên giấy) để yêu cầu hồ sơ lái xe của mình. Khi người phụ nữ thắc mắc tại sao lại sử dụng cách viết tay thủ công như thế này thì người cán bộ kia trả lời: “Đó là vì Sở Giao thông Vận tải vẫn còn sống ở thế kỷ 19!”.

Sau đó, người phụ nữ đến Sở Giao thông Vận tải để tìm hiểu cách họ xử lý giấy tờ thì hết sức ngạc nhiên vì người làm việc tại đây lại cung cấp cho bà một hệ thống yêu cầu điện tử và chỉ cho bà cách nhập thông tin. Khi bà hỏi về những biểu mẫu ba liên giấy tại cơ quan phúc lợi kia thì nhận được câu trả lời: “Vậy là chị đã làm việc với cơ quan phúc lợi trẻ em rồi à? Họ vẫn còn sống ở thế kỷ 19!”.

Khi nhìn sự việc này ở nhiều góc độ, chúng ta có thể dễ dàng nhận ra điểm bất cập mà hai tổ chức này không thể kết nối và thống nhất với nhau. Bài học rút ra là các tổ chức nên tinh giản và điều tiết lại quy trình hoạt động của mình để mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

2. Tìm ra “con ngựa thành Troy”

Nguồn: Internet

Cách này ý nói ta hãy tìm ra điểm muốn thay đổi - điểm ít bị mọi người chống đối và phản bác nhất trong quy trình và bắt đầu giải quyết nó.

Ví dụ, khi nhận thấy mất quá nhiều thời gian để một tờ trình được phê duyệt, mọi người sẽ thường có xu hướng muốn bỏ bớt cấp phê duyệt đi. Nhưng đây lại là vấn đề khá nhạy cảm vì nó liên quan đến cấp bậc phân quyền và rất khó thay đổi. Vì vậy, ta nên nghiên cứu và xem xét những phần khác của quy trình, điển hình như làm thế nào để chuyển tờ trình qua các cấp được nhanh chóng hơn.

Khi đề xuất của ta thật sự mang lại kết quả tích cực cho doanh nghiệp, mọi người sẽ tin tưởng ta hơn. Đây cũng chính là thời điểm để ta bắt tay vào giải quyết phần thử thách nhất của vấn đề.

3. Hỏi đồng nghiệp về những bất cập trong quy trình

Đừng ngần ngại hỏi mọi người xung quanh về những khó khăn và uẩn khúc trong quy trình tổ chức của doanh nghiệp. Thông thường, mỗi người đều nhận thấy ít nhất một bất cập nào đó được rút ra trong quá trình họ xử lý công việc.

Nếu ta có thể nhận biết vấn đề và tìm được cách giải quyết, chắc chắn đồng nghiệp xung quanh sẽ rất cảm kích. Nhưng điều quan trọng hơn hết là chúng ta đã khắc phục được sự kém hiệu quả mà chính chúng ta không tự nhận ra được.

4. Tự tạo ra một sơ đồ bộ máy tổ chức cho riêng mình

Nguồn: Internet

Hãy tạm quên sơ đồ tổ chức chính thức của công ty và xem cách mọi người thực sự tương tác, làm việc với nhau. Ai có quyền phê duyệt ngân sách? Ai đã từng làm việc cùng nhau? Ai sẵn sàng hỗ trợ ta? Chúng ta cần biết cách thức vận hành đằng sau sơ đồ chính thức của doanh nghiệp như: mọi người đang quan tâm đến điều gì, nguồn lực của họ như thế nào… để có những ứng xử phù hợp cũng như tìm đúng đối tượng để xử lý công việc.

5. Không sử dụng từ “chỉ”

“Nhìn có vẻ dễ dàng, ‘chỉ’ cần làm điều này hay điều kia là giải quyết được thôi”. Hãy cẩn thận khi bạn đang có suy nghĩ này vì không việc gì là đơn giản cả. Ta không nên xem nhẹ bất kỳ vấn đề nào mà cần phải đào sâu vào các chi tiết để hiểu những gì đang xảy ra và tìm cách để giải quyết vấn đề đó.

6. Đừng chỉ nói về sự thay đổi

Tất cả chúng ta đều mong muốn nhận được sự thay đổi và cải cách tốt hơn. Tuy nhiên, việc này sẽ không bao giờ diễn ra nếu chúng ta chỉ hội họp, bàn luận và đưa ra các khẩu hiệu hô hào về nó. Để sự thay đổi thật sự diễn ra, hãy bắt đầu hành động và tạo động lực hành động cho những người khác nữa. Một kế hoạch thực hiện và phân bổ để cả tổ chức cùng nhau góp sức sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.

7. Không cần là người tiên phong

Các tổ chức thường không sẵn sàng để chạy theo xu hướng bởi vì họ ngại những rủi ro khi trở thành người tiên phong. Vì vậy, khi muốn đề xuất một sự thay đổi nào đó, hãy tạo cảm giác như đã có một số tổ chức khác đã làm điều này rồi. Khi đó, mọi người sẽ cảm thấy an toàn và dễ dàng chấp nhận sự thay đổi hơn.

8. Thực hiện “Học thuyết Sinatra”

“Học thuyết Sinatra” nói rằng: nếu ta có thể đạt được kết quả tốt ở điều kiện khó khăn nhất, hãy thực hiện việc đó ở bất kỳ đâu và bất cứ hoàn cảnh nào. Nếu quy trình đó đã hoạt động hiệu quả ở Nhà Trắng, Bộ Quốc phòng… khả năng cao nó sẽ hoạt động hiệu quả trong công ty của chúng ta.

9. Đừng chỉ là người lên ý tưởng

Đôi khi, chỉ một vấn đề nhưng chúng ta lại có rất nhiều ý tưởng giải quyết khác nhau. Và sự thật sẽ không có gì thay đổi nếu chúng chỉ nằm trong đầu hoặc chỉ là những lời nói suông. Để tạo ra được sự cải cách, ta phải thật sự bỏ thời gian và công sức để nghiêm túc nghiên cứu, tìm tòi cách thức có thể giải quyết những khó khăn ta đang gặp phải.

10. Hãy đến nơi mà bạn là người khác biệt

Nếu bạn là một kỹ sư công nghệ, hãy tham gia vào một nhóm có rất ít người hiểu về công nghệ. Nếu bạn là một luật sư, có thể bạn sẽ phát huy sở trường của mình ở một nhóm người không có kiến thức, quan điểm và kinh nghiệm về pháp lý. Đó là nơi bạn sẽ tạo ra được tác động lớn hơn dựa trên kỹ năng và hiểu biết của mình.

11. Luân chuyển nhân sự

Một chiến thuật mà mọi người ít khi nghĩ đến là ý tưởng đưa nhân viên ra khỏi tổ chức rồi sau đó quay trở lại. Có thể ta sẽ mất đi nhân sự trong một thời gian hoặc có thể là mãi mãi nhưng khi quay trở lại, những nhân sự này sẽ có nhiều kinh nghiệm và phát triển các kỹ năng hiệu quả hơn từ những môi trường làm việc khác nhau.

12. Đừng quá nhạy cảm với thủ tục hành chính

Nguồn: Internet

Mọi người thường mắc phải một sai lầm là đặt quá nhiều cảm xúc tiêu cực khi không hài lòng với quy trình và thủ tục. Quy trình là quy trình, ta vẫn cần tuân thủ để hoàn tất công việc. Ta có thể phàn nàn với những người đồng quan điểm nhưng hãy cố gắng không để cảm xúc lẫn lộn vào công việc và hoàn thành thật tốt những biểu mẫu đó - dẫu chán ngấy!

13. Luôn hiểu rõ ngọn nguồn của quy tắc

Có rất nhiều quy tắc mà mọi người vẫn thuộc nằm lòng như: “Bạn phải điền vào biểu mẫu này”, “Nó phải được in trên giấy màu xanh” … Những điều này là cách mọi thứ luôn được thực hiện và không ai đặt câu hỏi tại sao cần phải làm theo những quy tắc đó.

Bạn có thể tham khảo và áp dụng chiến thuật “Năm lý do” của Tập đoàn Toyota để hiểu ý nghĩa cốt lõi của từng quy tắc. Trong nhiều trường hợp, ta sẽ ngạc nhiên khi nhận ra rằng không hề có văn bản nào quy định cụ thể những việc đó. Thực tế, chúng ta có thể xử lý công việc linh hoạt hơn cách mà mọi người đã và đang làm từ trước đến nay.

Quy trình là chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tính cạnh tranh của mình trên thị trường. Tuy nhiên, không một quy trình nào là chuẩn chỉnh ngay từ đầu cả. Việc nhận ra những bất cập và thay đổi nó sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được những vướng mắc trong bài toán vận hành và phát triển của chính mình.

Lược dịch: An Phạm

Tài liệu tham khảo

Author talks: How to make bureaucracy work for you. October 7, 2022. Hack Your Bureaucracy | Marina Nitze | McKinsey Author Talks | McKinsey