Sơ đồ chuỗi giá trị là gì?

Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping - VSM) là một công cụ cơ bản của quản lý tinh gọn (Lean management) bao gồm hệ thống các phương pháp và công cụ nhằm giảm thiểu lãng phí, giảm thiểu thời gian không gian tăng giá trị, từ đó giảm thiểu thời gian sản xuất, nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp.

VSM có thể xem như một phương pháp lập bản đồ trực quan, phân tích trạng thái hiện tại và thiết kế trạng thái trong tương lai của chuỗi các quy trình, thể hiện “con đường” mà thông tin và nguyên vật liệu đi qua các quy trình và giai đoạn kinh doanh tạo nên sản phẩm.

Hình 1. Mô tả khái niệm Sơ đồ chuỗi giá trị (Nguồn: Internet)

VSM cho các doanh nghiệp thấy được tầm nhìn và sứ mệnh mà họ muốn hướng tới. Quá trình này bao gồm việc lập bản đồ “thực trạng hiện tại” hay được gọi là bản kế hoạch chi tiết và bản “thực trạng tương lai”.

Ngoài ra, Sơ đồ chuỗi giá trị cũng giúp các cá nhân và thậm chí cả tập thể hiểu rõ vai trò công việc của mình trong một bức tranh toàn cảnh hơn. Từ đó, sự hợp tác giữa các cá nhân và tập thể trong công ty trở nên nhất quán và nâng cao năng lực làm việc. Sự hiểu biết có hệ thống giúp nhân viên tập trung vào những cải tiến dài hạn thay vì những lợi ích ngắn hạn, từ đó tạo ra những kết quả kinh doanh tốt hơn.

Các bước lập Sơ đồ chuỗi giá trị

Sơ đồ chuỗi giá trị (VSM) bao gồm các bước sau:

1. Xác định chuỗi giá trị

2. Vẽ sơ đồ chuỗi giá trị

3. Đánh giá hiện trạng

4. Xây dựng chuỗi giá trị tương lai

5. Đánh giá hiệu quả tinh gọn

Hình 2. Các bước lập Sơ đồ chuỗi giá trị (Nguồn: Internet)

Một vài bí quyết khi lập Sơ đồ chuỗi giá trị

Hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp chỉ nhìn thấy một phần nhỏ lợi ích tiềm năng trong việc nỗ lực cải thiện chuỗi giá trị của mình bằng việc xây dựng một sơ đồ, quy trình mới. Tuy nhiên, sơ đồ tưởng như đơn giản đó cũng có thể biến thành công cụ hữu hiệu đầy mạnh mẽ trong việc cải thiện hiệu suất dòng giá trị về chất lượng, hiệu quả và an toàn trong sản suất, kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là một vài bí quyết có thể áp dụng trước khi bắt tay xây dựng một Sơ đồ chuỗi giá trị cho doanh nghiệp của mình:

1. Lựa chọn những Giá trị trọng điểm để bắt đầu

Hay nói cách khác, đầu tiên chúng ta phải chọn ra được các dòng giá trị (hoặc phân đoạn giá trị) có liên kết chặt chẽ nhất với kế hoạch chiến lược, mục tiêu hàng năm của doanh nghiệp. Để làm điều này, ta phải hiểu rõ về đối tác/khách hàng của mình, họ muốn gì, yêu cầu như thế nào từ các dòng giá trị và hiện tại doanh nghiệp đang cung cấp giá trị cho họ ở mức nào, đã đáp ứng chưa hay đã đủ tốt chưa.

Việc chọn ra được các dòng giá trị trọng điểm có tác động lớn đến hiệu suất doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cần thiết để lập nên một sơ đồ chuỗi giá trị tốt và cải tiến công việc.

2. Khởi đầu từ việc cải thiện chuỗi giá trị cho nhân viên

Ngoài các các yếu tố khách hàng hay sản phẩm, đôi khi, điều đầu tiên doanh nghiệp cần cải thiện chính là từ những chuỗi giá trị có ảnh hưởng tới nhân viên của mình. Việc lựa chọn lập sơ đồ và cải thiện dòng giá trị để mang lại lợi ích cho nhân viên là đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp sản xuất nhỏ bắt đầu áp dụng phương pháp quản lý tinh gọn.

Ví dụ, không phải ngẫu nhiên mà Giám đốc điều hành Paul O’Neill của ALCOA bắt đầu chuyển hướng quản lý doanh nghiệp với trọng tâm là sự an toàn của nhân viên. Và khi ông thực hiện điều đó, đổi lại ông nhận được sự hợp tác và ủng hộ cho những nỗ lực cải tiến khác tới từ công đoàn và người lao động. Tương tự như vậy, việc bắt đầu với một chuỗi giá trị để giảm thiểu những bất mãn của người lao động sẽ giúp doanh nghiệp nhận lại những sự hỗ trợ, ủng hộ cao cho các nỗ lực cải tiến trong tương lai.

3. Lập phạm vi rõ ràng

Tất cả chúng ta đều muốn chấm dứt nạn đói và đạt được hòa bình thế giới - nhưng nếu không thực sự tập trung giải quyết, chúng ta sẽ không đạt được bất cứ điều gì. Hầu hết các dòng giá trị cấp cao thường bị xáo trộn chung trong một “dòng sông”, do đó việc phân loại giá trị thành các luồng/dòng và xác định những dòng giá trị cần được cải thiện sẽ tác động trực tiếp đến hiệu suất của doanh nghiệp, làm tăng hiệu quả và tác dụng của việc lập sơ đồ cải tiến chuỗi giá trị.

Đồng thời, việc xác định điểm bắt đầu và kết thúc của một dòng giá trị và những nội dung nằm trong hay ngoài phạm vi thực hiện của nó sẽ giúp ta tránh được sự lan man và mất kiểm soát trong qua trình lập sơ đồ chuỗi giá trị cho doanh nghiệp.

4. Lựa chọn đúng người đồng hành

Một trong những điều quan trọng cần chú ý khi bắt đầu thiết kế một sơ đồ chuỗi giá trị và việc thu hút sự tham gia từ chính những người tạo ra giá trị đó - những người hiểu rõ nhất quy trình làm việc ở bất kỳ cấp độ nào mà doanh nghiệp muốn cải thiện – họ sẽ đóng góp ý kiến trong việc phát triển (các) sơ đồ, xác định vấn đề và đưa ra giải pháp. Khi có được những người đồng hành phù hợp, doanh nghiệp có thể dễ dàng cùng trao đổi, học hỏi, cùng hành động và tiến bộ. Hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp không hạn chế đối tác trong việc lập sơ đồ chuỗi giá trị là nhà cung cấp hay khách hàng của mình, bất kỳ ai hiểu rõ giá trị/sản phẩm của doanh nghiệp cũng đều là người đồng hành quan trọng.

Khi doanh nghiệp bắt tay vào lập sơ đồ bằng một nhóm nhỏ, hãy đảm bảo rằng các sản phẩm dự kiến của chuỗi giá trị mà họ tạo ra mang tính xã hội hóa và luôn giữ sự kết nối thông tin thường xuyên tới tất cả các cấp trong bộ máy doanh nghiệp.

5. Trực tiếp quan sát và đánh giá thực tế vận hành

Việc trải nghiệm quan sát quy trình sản xuất kinh doanh hay phỏng vấn ngay chính những người lao động trực tiếp sẽ đem lại những hiệu quả đáng kinh ngạc so với việc lập ra những sơ đồ, biểu mẫu dựa trên các thông tin và con số thống kê khô khan được cung cấp lại từ các bộ phận văn phòng.

6. Thực hiện nhanh chóng nhưng cần có tầm nhìn dài hạn

Khi bắt tay vào việc cải tiến hiệu suất doanh nghiệp, hãy cố gắng thực hiện và hoàn thành việc lập sơ đồ chuỗi giá trị một cách nhanh nhất có thể trong vòng 2 tới 3 tuần. Lập các kế hoạch xử lý ngắn hạn trong vòng 30, 60 hay 90 ngày nhưng cần quan tâm đến việc sơ đồ đó vận hành và các ảnh hưởng mà nó mang lại trong quãng thời gian 18, 24 tháng sau. Nói cách khác, doanh nghiệp cần chú trọng tới những cải tiến đột xuất nhưng mang tầm nhìn dài hạn, và có những biện pháp có thể không tối ưu hóa một phần giá trị nào đó trong chuỗi nhưng về lâu dài lại mang tới sự cải thiện cho các giá trị phụ trợ.

7. Đảm bảo những con số chính xác

Trước khi bắt đầu, hãy hiểu rõ về “các dấu hiệu quan trọng” trong chuỗi giá trị doanh nghiệp - một vài chỉ số chính cho bạn biết liệu hiệu suất dòng giá trị có tốt hay không, và một vài chỉ số quan trọng quyết tới các quy trình riêng lẻ tạo nên dòng giá trị đó.

Việc đảm bảo đo lường và thống kê chính xác có ý nghĩa quan trọng đối với những người trực tiếp lập sơ đồ chuỗi giá trị, các con số cho phép họ thấy được sự cải tiến và tính liên kết với các mục tiêu và chỉ số mà cấp trên mong muốn đạt được. Ta có thể sử dụng các con số từ hệ thống thông tin hiện có của doanh nghiệp hoặc có thể cần phải tự đo lường, tính toán thủ công nhưng hãy luôn ghi nhớ thực hiện các phép tính toán càng đơn giản càng tốt.

8. Thử nghiệm trước khi triển khai

Chúng ta luôn cần phải nhấn mạnh vào công tác thử nghiệm trước khi triển khai sơ đồ đã lập trên quy mô rộng rãi của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp xác nhận được sơ đồ đó có thực sự giải quyết được những vấn đề đã xác định ban đầu hay cần cải thiện, bổ sung, thay đổi.

Lược dịch: Nguyễn Huyền Trang

Tài liệu tham khảo

1. https://www.lean.org/the-lean-post/articles/10-tips-for-getting-the-most-value-from-value-stream-mapping/

2. Value Stream Mapping | Atlassian

3. Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping - VSM) là gì? Vai trò (vietnambiz.vn)